güncel yazılar...
Loading...

Purchase Order Nedir?

Purchase order, İngilizce dilinde dış ticaret işlemlerinde kullanılan bir belgeye verilen isimdir. İngilizce kısaltılmış biçimi PO olup, Türkçe'ye "Satınalma Emri" veya "Sipariş Emri" olarak çevrilebilmektedir.

Purchase order, ithalatçı firmalar tarafından düzenlenen ve verilmiş olan siparişin miktarını, tutarını, niteliğini, alıcı firmadaki kodunu, yükleme tarihini, teslim şeklini, ödeme şeklini ve zamanını, mevcut olması durumunda alıcının bankasını ve bazı durumlarda da düzenlenmesi talep edilen dış ticaret belgelerini gösteren, ticari nitelikteki bir dökümandır.


Bugünkü yazımda, ithalat ve ihracat işlemlerinde sıklıkla kullanılan purchase order hakkında sizlere bilgiler verdikten sonra, örnek bir sipariş emri üzerinden konuyu pekiştirmeye çalışacağım.

Purchase Order Kim Tarafından ve Neden Düzenlenir?

Purchase order, ithalatçı firmalar tarafından düzenlenmektedir.

Söz konusu belgenin temel olarak düzenlenme amacı, çoğu zaman, ithalatçı ile ihracatçı arasında süren pazarlıların nihayete erdirilmesi, ihracatçının üretime başlayıp, biran önce yüklemeyi yapması için gerekli olan yasal prosedürün yerine getirilmesidir.

Sipariş emrini ithalatçıdan alan ihracatçı firma, ürünleri zamanında sevk edebilmek amacıyla üretime başlamaktadır. Eğer stoktan gönderi yapılacak ise, bu durumda da yükleme işlemlerinin organizasyonuna başlanabilmektedir.

Purchase Order mı Yoksa Proforma Invoice mi Önce Düzenlenir?

Bazı durumlarda sipariş emri (purchase order) proforma faturadan (proforma invoice) önce düzenlenmekte iken, bazı durumlarda ise bunun tam tersi bir iş akışı yaşanmaktadır.

Eğer, ithalatçı firma sevkiyatın detaylarına vakıf ise bu durumda ithalatçı firmanın sipariş vermek amacıyla purchase order düzenlemesi daha olasıdır.

Özellikle, ithalatçı ve ihracatçıların düzenli çalıştıkları durumlarda, ithalatçı firmalar sipariş verecekleri ürünleri purchase order'lar vasıtası ile ihracatçılara bildirmektedirler.

İhracatçı firmaların, almış oldukları sipariş emrini teyit etmek amacıyla bir proforma fatura düzenleyip, olası sevkiyat tarihi ile beraber ithalatçı firmaya göndermeleri, yaşanması muhtemel karışıklıkları önleyecektir.

Önemli Not: Eğer kurumsal bir ithalatçı ile çalışıyorsanız, almış olduğunuz purchase order büyük ihtimal ile özel bir yazılım tarafından düzenlenmiş olacaktır. 

Bu şekilde düzenlenen purchase orderlarda bir sipariş numarası yer almaktadır. Bu sipariş numarasını, düzenleyeceğiniz tüm ihracat belgelerine yazmanız size daha sonraki işlemlerinizde kolaylık sağlayacaktır. 

Örneğin, müşteriniz malı aldıktan sonra size o sipariş ile ilgili olarak geri dönmek istediğinde, purchase order numarasını kolaylıkla söz konusu sipariş ile ilişkilendirebilecektir. Siz de ihracatçı olarak aynı şekilde hangi siparişten bahsedildiğini anlayabileceksiniz.

Purchase Order Nasıl Hazırlanır? Purchase Order'ın İçeriği Nasıl Olmalıdır?

Purchase order, içeriği bakımından belirli bir standarda tabii olmayan bir dış ticaret dokümanıdır. Hemen hemen her firma, sipariş emrini kendi ihtiyaçlarına göre şekillendirmektedir. Yine de temel olarak bir purchase orderda olması gereken temel bilgiler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

  • Alıcı firma adı ve adresi: Sipariş emrini düzenleyen firmanın ünvanı, adresi ve iletişim detayları sipariş emrinde gösterilmelidir. Çoğu zaman, ithalatçılar sipariş emirlerini antetli kağıtlarına yazdırarak, bu sorunu pratik olarak çözmektedirler.
  • Satıcı firma ünvanı ve adresi: İhracatı yapacak firmanın ünvanı ve adresi sipariş emrine yazılmalıdır.
  • Tarih: Sipariş emrinin düzenlenme tarihi, purchase order üzerinde yer almalıdır.
  • İthalatçı Referansı: İthalatçının söz konusu siparişini temsil eden referans numarası, sipariş emrine yazılmalıdır.
  • Teslimat Zamanı: Ürünlerin ne zaman ihracatçı tarafından yüklenmesi gerektiği sipariş emrinde belirtilmelidir.( Son yükleme tarihi, latest date of shipment)
  • Ödeme Şekli ve Ödeme Zamanı: Sipariş bedelinin hangi ödeme yöntemi kullanılarak ve ne zaman ödeneceğinin sipariş emrinde yazılması gerekmektedir.
  • Teslim Şekli: Incoterms 2010 kurallarında belirtilen bir Incoterms seçilerek teslim şekli tanımlanmalıdır.
  • Malın Tanımı: Mal tanımı detaylı bir şekilde sipariş emrine yazılmalıdır.
  • Sipariş Tutarı: Siparişin toplam bedeli, üzerinde anlaşmaya varılmış olan para birimi cinsinden sipariş emrine yazılmalıdır.
  • Kullanılacak Taşıma Yöntemi: Siparişin sevkiyatında kullanılacak taşıma yöntemi, örneğin denizyolu, havayolu, karayolu gibi, ve eğer mevcut ise kullanılacak nakliyecinin iletişim detaylarının sipariş emrine yazılması faydalı olabilecektir.
  • Diğer Uyarılar: İthalatçılar, ihracatçı firmaların uymasını istedikleri detayları bu bölümde belirtebilmektedirler.
  • Firma Yetkilerinin İsimleri ve İmzaları: Sipariş emrini düzenleyen ve onaylayan ithalat firması temsilcilerinin isimleri ve imzasının sipariş emrinde bulunması gerekmektedir.
Purchase Order Örneği:

Aşağıda bir adet sipariş emri örneği görmektesiniz. 

Söz konusu sipariş emri, firmaların ticari hayatlarına zarar vermemek adına, tarafımdan ticari değeri olan bilgiler değiştirilerek hazırlanmıştır.