Proforma Invoice (Proforma Fatura) Nedir?

Proforma fatura, uluslararası ticarette kullanılan bir ticari dökümandır. İngilizce'si ise "Proforma Invoice" olarak kullanılmaktadır.

"Proforma fatura, uluslararası satış sözleşmesinin pratik halidir", diyebiliriz. Nitekim, günlük uygulamada firmaların büyük bir çoğunluğu satış sözleşmesi hazırlamak yerine, Microsoft Excel formlarında hazırlamış oldukları tek sayfalık proforma faturaları müşterilerine göndermektedirler.

Alıcı firmaların proforma faturaya imza atmaları ile beraber, sözleşme imzalanmış olarak kabul edilmekte ve ihracat süreci başlamaktadır.

Bugünkü yazımda, ihracatçı firmaların dış ticaret işlemlerinde yapmayı planladıkları satış işlemlerine ait tekliflerini alıcılara iletmiş oldukları proforma faturaları inceleyeceğim.

Yazımın ilk bölümünde proforma faturanın tanımını yaptıktan sonra, ilerleyen bölümlerde proforma fatura içeriğini sizlerle paylaşacağım. Yazımın son bölümünde ise proforma fatura örneğini sizlerle paylaşmak istiyorum.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, kesin satış işlemi gerçekleşmeden önce, firmalar daha henüz pazarlık aşamasındayken kullanılan bir çeşit teklif faturasıdır.

Sizin İçin Seçtiğimiz Yazı: Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

İhracatçı ile ithalatçı firmalar, e-mailler ve telefon görüşmeleri ile belirli bir aşamaya getirmiş oldukları dış ticaret işlemini sonuca bağlamak amacıyla proforma fatura kullanmaktadırlar.

Örnek Uygulama: İngiltere'ye zeytinyağı ihraç eden Balıkesir'li bir ihracatçı firma, 1lt'lik cam şişelerde yapacağı sızma zeytinyağı satışı için 4,10Eur / 1lt cam şişe fiyat teklifi vermiştir. Ödeme 30 gün vadeli akreditif ile yapılacaktır. İthalatçı, teklifi aldıktan sonra e-mail ile karşı cevap yazmış ve 3,80 Eur /1lt cam şişe fiyat verip, ödemeyi ise 60 günlük mal mukabili olarak ödeyeceğini beyan etmiştir. İthalatçının e-mailını alan ihracatçı firma, telefon ederek müşterisine ulaşmış ve yapılan telefon görüşmesi neticesinde taraflar 3,90 Eur /1lt cam şişe fiyatında 30 gün vadeli vesaik mukabili ödeme ile anlaşmaya varmışlardır. Bu noktadan sonra ihracatçı firma, proforma faturasını hazırlayarak ithalatçıya göndermiştir.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Tüm proforma faturalarda bulunması gereken zorunlu alanlardan bahsetmek mümkün değildir. proforma fatura, bir teklif niteliği taşıdığı için firmadan firmaya proforma faturada bulunması gereken detaylar değişebilmektedir.

Yine de yol göstermesi açısından temel olarak aşağıdaki bilgilerin proforma faturada bulunması gerektiğinden söz edilebilir.

1. Proforma Invoice Date: Proforma faturanın düzenlendiği tarih.
2. Proforma Invoice No: Proforma fatura numarası. Bazı durumlarda, proforma faturanın revize edilmesi gerekebileceği için her bir proforma faturaya numara verilmesi, revize durumunda söz konusu fatura numarası değiştirilmeden revizelerin sıra numarası ile gösterilmesi uygun olacaktır.
3. Consignee: Alıcı firma. Genellikle ithalatçıdır. Alıcı firmanın ünvanı, adresi, telefon ve faks numaraları, e-posta adresi ve yetkili kişinin adı bu bölüme yazılmalıdır.
4. Package Amount: Kap adedi. Örneğin, 10 Pcs Euro pallet, 120 wooden boxes gibi.
5. Description of Goods: Proforma faturada ürünler tüm ayrıntısı ile yazılmalıdır. Örneğin, maun renkli deri kaplamalı sandalye ihracatı yapıyorsak, sandalyenin yukarıda saydığımız özelliklerinin yanı sıra ölçüleri, hangi malzemeden üretildiği gibi ek teknik detayları da proformaya yazılabilmektedir. Commercial Invoice, yani ticari fatura hazırlarken ise malın temel niteliklerinin yazılması yeterli olmaktadır.
6. Unit Price: Birim fiyat. Ürünlerin birim fiyatı, üzerinde anlaşılan teslim şekli de göz önüne alınarak, proforma faturaya yazılmalıdır.
7. Total Amount: Toplam proforma fatura bedeli teslim şekli de dikkate alınarak yazılmalıdır.
8. Loading Period: Yükleme zamanı. Üretim ve sevkiyat departmanlarından da teyit alındıktan sonra, müşteri ile anlaşılan yükleme zamanı proforma faturaya yazılmalıdır. 
9. Payment Method: Ödeme şekli, ödeme vadesi ile beraber yazılmalıdır. Örneğin, görüldüğünde ödemeli teyitli akreditif ile ödeme, konşimento tarihinden itibaren 60 gün vadeli vesaik mukabili ödeme gibi.
10. Supplier Name: Proforma faturayı düzenleyen ihracatçı firma, şirket ünvanını, adresini ve iletişim detaylarını proforma faturaya yazmalıdır.
11. Bank Details: İhracatçı firmanın bankasının ismi, şubesi, swift kodu, hesap numarası, iban numarası bu alana yazılmalıdır.
12. Delivery Terms: Teslim şekli. Müşteri ile anlaşılan teslim şekli, seçilen Incoterms kurallarına doğru bir şekilde atıf yapılarak, yazılmalıdır.

Proforma Faturada Hukuki Anlamda Fatura Yerine Geçer mi?

Proforma faturalar, ticari fatura yerine kullanılamazlar. Bunun en önemli nedeni ise proforma faturanın bir teklif niteliği taşımasıdır. Ticari fatura (commercial invoice) ise, ihracat işlemine ait yükleme gerçekleştikten sonra veya mallar sevk edilmeden önce düzenlenmektedir.

Ticari fatura üzerinde anlaşılmış, yüklemesi yapılmış veya yapılmak üzere olan nihai dış ticaret işlemlerini temsil ederken, proforma fatura gerçekleşmesi muhtemel ihracat işlemlerini temsil etmektedir.

Her düzenlenen proforma faturanın ihracat ile sonuçlanma zorunluluğu yoktur. İhracatçı veya ithalatçıdan kaynaklanan sebeplerle, proforma faturaların temsil ettiği işlemler gerçekleşmeye bilirler. (order cancellation)

Proforma Fatura Örneği

Aşağıda, ihracat ve ithalat işlemlerinde kullanılabilecek bir proforma fatura örneği yer almaktadır.

Sizin Için Seçtigimiz Yazi: Microsoft Excel ile Hazırlanmış İhracat Proforma Fatura Örnekleri